اتوماسیون اداری چیست؟ انواع اتوماسیون اداری با کاربرد، مزایا و معایب آن

اتوماسیون اداری یا Office Automation به معنای مکانیزه کردن فعالیت‌ها، فرایندهای سازمان و گردش کار می‌باشد. حالا سازمان‌ها برای مکانیزه کردن فعالیت و فرایندهای خود از نرم افزار مربوط به آن حوزه استفاده می کنند. اتوماسیون اداری هم برای مکانیزه کردن فعالیت‌ها، فرایندهای سازمان و گردش کار حوزه اداری به کار می رود.

اگر شما به عنوان یک مدیر بخواهید کارهای روزمره و جاری خود را با سرعت بیشتری انجام دهید. بدون شک به سیستم اتوماسیون اداری نیاز خواهید داشت. از آنجایی که زمان زیادی صرف نوشتن نامه ها و مکاتبات اداری می شود. سازمان ها و شرکت ها در روند کاری خود امکان دارد با کمبود زمان مواجه شوند. به همین دلیل به سیستم اداری مناسبی نیاز دارند تا به وسیله آن برای رفع مشکلات خود در کمترین زمان نرم اقدام نمایند. اتوماسیون اداری برای ایجاد مکانیزاسیون و حذف کاغذ در سازمان استفاده می شود.

تعریف اتوماسیون اداری :

برای اینکه اتوماسیون اداری را تعریف کنیم باید بدانید که تعاریف متعددی از این سیستم وجود دارد و برخی از آن ها که مهم تر می باشد و عبارت هستند از :

نرم افزاراتوماسیون اداری یکی از سیستم های اطلاعاتی می باشد که اطلاعات درون آن مبتنی بر کامپیوتر می باشد. وظیفه اصلی این سیستم الکتریکی جمع آوری کردن پیام های الکترونیک و ذخیره مستندات است. همچنین دیگر فرم های اداری را بین سازمان ها و گروه های کاری توزیع می کند. بخش هایی از این سیستم شامل تصویربرداری مستندات، پردازش کلمه، تقویم و … می باشد.

تعریف اتوماسیون اداری در ویکی پدیا:

این واژه در ویکی پدیا به این معنی است که نرم افزارهای متنوعی برای ذخیره سازی، جمع آوری اطلاعات، و تغییر اطلاعات وجود دارد و به صورت الکترونیکی از آن استفاده می کنند. ذخیره کردن داده هایی که خام است و همچنین انتقال اطلاعات به صورت الکتریکی فعالیت اصلی اتوماسیون اداری است. این سیستم می تواند به بهینه سازی رویه های جاری سازمان ها و خودکار سازی آنها کمک بسیاری کند. در واقع باید بدانید که ویکی پدیا از این سیستم به عنوان خودکارسازی اداری یاد می کند.

تعریف اتوماسیون اداری در خارج از ایران:

در خارج از ایران اتوماسیون اداری به تمامی روش ها و ابزارهایی که برای فعالیت های دفتری از آن استفاده می شود یاد می کنند. در واقع با این سیستم امکان پردازش کردن داده های دیداری، شنیداری و نوشتاری به خوبی فراهم می شود و امکان پذیر است.
این اتوماسیون برای فراهم کردن ابزارهایی جهت خودکارسازی، بهبود و ساده سازی داده های اداری و هماهنگ کردن جلسه ها به وجود آمده است. امروزه سیستم های اداری دیگر محدود به نگهداری کردن از تصاویر و نوشته های دستی نمی باشند، بلکه امکانات دیگری مانند کنترل کردن داده های عددی، برنامه ریزی کردن جلسات، تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری و برنامه های کاری را به خوبی پوشش می دهد.

به طور کلی باید بدانید تعریف اتوماسیون اداری شکل تکامل پیدا کرده ای از سیستم های دبیرخانه می باشد که دیگر نیازی نیست به صورت دستی اطلاعات را وارد کنید امروزه از این سیستم در کشور ایران بسیار استفاده می شود و به وسیله این سیستم اداری تمامی مکاتبه ها، نامه ها و فرم ها طراحی شده و منظم می گردد.

کاربردی ترین روش پیاده سازی اتوماسیون اداری:

قبل از خرید و راه اندازی اتوماسیون اداری ابتدا باید یک نیازسنجی دقیق از واحدهای مختلف سازمان انجام شود. اگر میخواهیم یک پیاده سازی اتوماسیون اداری قوی داشته باشیم باید نیاز واحدها و قسمت های مختلف سازمان را شناسایی کنیم. راحل های مختلفی برای نیازسنجی وجود دارد از جمله: مصاحبه، پرسشنامه و … .

پس از انجام نیاز سنجی باید سیستم های اتوماسیون موجود در بازار را شناسایی کنیم. پس از این کار دمو نرم افزارها را مشاهده کرده و با نیازهای شناسایی شده سازمان خود تطبیق میدهیم. پس از آن از فروشنده میخواهیم که یک پروپزال برای نصب، راه اندازی و استقرار و آموزش اتوماسیون اداری برای ما آماده نماید.

پیاده سازی اتوماسیون اداری باید با عزم راسخ مدیران ارشد سازمان همراه باشد. طوری که حمایت و پشتیبانی مدیران همواره برای اجرای صحیح اتوماسیون باشد. همچنین کارکنان و پرسنل نیز باید در خصوص استفاده از این سیستم تلاش کنند و دیگر به روش سنتی کار نکنند.

تصمیم بگیرید چه چیزی را میخواهید خودکارسازی کنید.

قبل از پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری آنلاین، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.

نقشه برداری فرآیند کسب و کار شامل ایجاد نمایشی بصری از فرایندهای کار برای تعریف اینکه سازمان چه کاری انجام می دهد ، چگونه آن را انجام می دهد و مسئولیت هر کار به عهده کیست. بسیاری از فرایندهای یک سازمان فاقد سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری ، افراد می توانند سیستم گردش کار و وظایفی را که نیاز به ساده سازی دارند ، شناسایی کنند.

هر یک از اشخاصی که در سازمان فعالیت دارند یک کارتابل شخصی برایشان تهیه می شود و آن ها از طریق این کارتابل به نامه های اداری خود می توانند دسترسی داشته باشند. گاهی امکان دارد نامه هایی که به یکی از کاربران ارجاع داده می شود در کارتابل او قرار گذاشته شود.

کارتابل در اتوماسیون اداری به دو بخش متفاوت و اصلی تقسیم می شود که هر یک از آن ها برای هر ورودی با پوشش مخصوصی در نظر گرفته می شود. بیشتر سازمان ها و اداره هایی که کارمندان زیادی دارند از این سیستم باید استفاده کنند تا سرعت کارها بیشتر شود و هر فردی با مسئولیت های خود آشنایی داشته باشد.

اهمیت اتوماسیون اداری :

بسیاری از افراد شاید در مورد اهمیت تهیه اتوماسیون اداری تحت وب اطلاعاتی نداشته باشند و به همین دلیل این سیستم را برای خود تهیه نکنند. ولی شما باید بدانید استفاده کردن از یک سیستم اداری علاوه بر اینکه در زمان صرفه جویی بسیاری برای شما دارد، هزینه هایتان ار هم تا حد بسیاری کاهش می دهد. تمامی سازمان ها و اداره ها برای اینکه ابلاغیه ها و نامه را به کارمندان خود برسانند باید از کاغذ استفاده می کردند که استفاده بیش از حد کاغذ برای محیط زیست بسیار ضرر دارد و به جامعه آسیب وارد می کند.

با توجه به این مسئله که حجم نامه ها و مکاتبات اداری در سازمان ها روز به روز بیشتر می شود، بهتر است یک سیستم اداری مناسب برای سازمان تهیه کنید تا هزینه ها را کاهش دهید. در واقع تنها یک سیستم سریع و مناسب می تواند حجم بسیار عمده از پاسخ های سازمان های اداری را کاهش دهد و برای صرفه جویی اقتصادی مناسب باشد.

در هر یک از سازمان ها و شرکت هایی که از اتوماسیون اداری استفاده شود و به طور کامل آن را پیاده سازی کنند عکس العمل های آن سازمان رشد کرده و در روند صحیح خود پیش روی می کند. زمانی که شما از یک سیستم الکتریکی مناسب استفاده کنید بدون شک انرژی و زمان زیادی را حفظ خواهید کرد.

امکانات اینترنتی که در درون یک شرکت و یا سازمان وجود دارد بسیار زیاد می باشد که اگر این امکانات در سایه یکپارچگی قرار بگیرند شکل صحیحی پیدا می کنند و سازمان ها هر حجمی از هر اطلاعاتی که داشته باشند زمان و انرژی زیادی را ذخیره خواهند کرد. در این صورت توانایی های شرکت و کارمندان روز به روز بیشتر می شود و بهتر می توانند کارهای خود را انجام دهند.

مزایا یا فواید استفاده از اتوماسیون اداری :

اگر شما می خواهید از اتوماسیون اداری در سیستم سازمان ها و شرکت های خود استفاده کنید باید با مزایای اتوماسیون اداری آشنایی داشته باشید که برخی از مهمترین مزیت های آن عبارت می باشد از :

حذف کاغذ در اتوماسیون اداری :

یکی از مهمترین و اصلی ترین ویژگی هایی که اتوماسیون اداری دارد این است که، حجم قابل ملاحظه ای از نامه ها و مکاتبه های اداری حذف می شود. در واقع شما به خوبی می دانید که در بسیاری از سازمان ها نامه ها و مکاتبات اداری به صورت برگه ای و کاغذی می باشد که با استفاده از این سیستم اداری دیگر نیازی نیست شما از کاغذ و نامه استفاده کنید.

افزایش سرعت انجام کارها با اتوماسیون اداری :

بدون شک شاید برای برخی از شما این مسئله به وجود آمده باشد که در محیط از بیرون از کار به نامه های اداری و مکاتباتی که داشته اید نیاز پیدا کنید. بنابراین یکی از دیگر مزیت هایی که می توانیم برای اتوماسیون اداری بیان کنیم این است شما کارهای اداری خود را در هرکجا و هر زمانی می توانید انجام دهید و آنها را پیگیری کنید. برخی از افرادی که مایل هستند در محیط بیرون از کار هم مشغول فعالیت شوند می توانند از این سیستم استفاده کنند.

استفاده از زمان :

از دیگر مزیت هایی که این اتوماسیون دارد این است که تمامی فرآیندهای اداری در کمترین زمان انجام می شود. در واقع از آنجایی که در محیط کاری بهینه سازی از زمان اهمیت زیادی دارد باید به عملیات خودکار سازی فرآیندهای اداری هم توجه زیادی داشته باشید و با استفاده از این سیستم این امکان برای شما فراهم می شود.

نگهداری و ذخیره سازی :

بدون شک در سازمان ها اطلاعات بسیار مهمی وجود دارد و نیاز است که این اطلاعات به خوبی حفظ شود و با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شما می توانید آن اطلاعات را درون سیستم نگهداری کنید. همچنین باید بدانید ایمنی این سیستم بسیار بالا می باشد و به همین دلیل شما با خیالی آسوده می توانید اطلاعات خود را درون آن قرار دهید. اطلاعات هرند که سنگین هم باشد در این سیستم با حجم کمتری ذخیره می شود و مراجعه کردن به آن بسیار آسان است.

تعامل الکتریکی :

شما زمانی که از این سیستم در سازمان خود استفاده می کنید می توانید با دیگر سازمان ها به وسیله آن تعامل داشته باشید. بسیاری از سازمان های اداری هستند که با یکدیگر رابطه زیادی دارند و برای اینکه بخواهند سرعت اطلاع رسانی خود را در بین سازمان ها بیشتر کنند می توانند از اتوماسیون اداری استفاده نمایند.

در گذشته سازمان هایی که با یکدیگر در تعامل بودن مکاتبه هایشان بیشتر به نامه های اداری خلاصه می شد و همین مسئله به محیط زیست آسیب جدی وارد می کرد. ولی با وجود این سیستم اداری دیگر نیازی نیست آنها نامه نگاری کنند و برگه های کاغذ را هدر دهند.

راحتی ارباب رجوعان :

در گذشته بسیاری از ارباب رجوعان برای پیگیری کارهای اداری خود مجبور بودند دوندگی های بسیاری را انجام دهند و از یک اتاق به اتاق دیگری مراجعه کنند. اینکه ارباب رجوعان با کارکنان شرکت و سازمان ها مواجه می شدند مشکلات زیادی را در پی داشت و شاید آنها را آن روز پیدا نمی کردند که مجبور می شدند یک روز دیگر هم مراجعه نمایند.

امروزه ارباب رجوعان به وسیله اتوماسیون اداری به راحتی می توانند به اسناد و مدارک مربوط به خودشان را در سازمان ها پیدا کنند و هر مشکلی در آنها وجود دارد رفع نموده تا روند پیگیری کارهای اداری آنها به سرعت انجام شود. آنها می توانند هر لحظه از شبانه روز که مایل هستند پرونده خود را مشاهده کنند تا از روند پیگیری کارهای خود اطلاع بیشتری پیدا کنند.

مدیریت دقیق :

از دیگر مزیت هایی که در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین وجود دارد این است که مدیریت سازمان به خوبی می تواند عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهد و اگر آنها در روند کاری خود دچار وقفه و یا اشتباهی شده باشند به آنها گوشزد دهد. دیگر نیازی نیست مدیریت مانند گذشته بر روند کارهای کارکنان نظارت کند، بلکه تنها در اتاق خود می نشیند و با استفاده از سیستم آنها را مورد نظارت قرار دهید و به طور دقیق شرکت و سازمان را اداره می کند.

به حداقل رسیدن اشتباهات :

از دیگر مزیت هایی که برای اتوماسیون اداری می توانیم معرفی کنیم این است که، به دلیل الکتریکی بودن آن هیچ اشکالی در آن به وجود نمی آید. تکرار و بیهوده کاری یکی از مشکلاتی می باشد که در سیستم پیشین بسیار رخ می داده است و بیشتر افرادی که هنوز هم به صورت سنتی سازمان های خود را اداره می کنند دچار این اشتباه می شوند.

زمانی که عملیات ثبت اسناد و مدارک به درستی انجام شود سیستمی که الکتریکی می باشد آنها را دقیق ثبت می کند و اگر یک بار دیگر بخواهید آنها را تکرار کنید مانع شما می شود و دیگر نمی توانید آنها را ثبت کنید.

برداشته شدن دفاتر حجیم از روی دفتر :

در گذشته شما زمانی که به دفاتر مدیریت هر سازمانی مراجعه می کردید حجم بسیار زیادی از نامه ها و دفاتر حجیم را روی میز آنها مشاهده می کردید. این امر به دلیل نبود سیستم متمرکز الکتریکی بود و روز به روز هم حجم آن دفاتر بیشتر می شد. ولی با استفاده از اتوماسیون اداری دیگر نیازی نیست حتی یک برگه روی میز مدیریت و یا کارمندان دیگر وجود داشته باشد.

بایگانی های هر یک از سازمان های دولتی و یا خصوصی همیشه سراسر از دفاتر و مدارک بوده است که باید بین آنها چندین ساعت می گشتید تا نامه و مدرک مورد نظر خود را پیدا کنید. اما با وجود این سیستم الکتریکی شما می توانید تمامی نامه ها و مدارک خود را در این سیستم ذخیره کنید و دیگر بایگانی ها کارشان بسیار آسوده تر و راحت تر می شود.

ردیابی امور :

از دیگر مزیت هایی که در اتوماسیون اداری وجود دارد این است که شما تمامی کارها را می توانید پیگیری کنید و مراحل کاری سازمان را به درستی انجام دهید. اینکه مراحل کاری سازمان ها به درستی انجام شود اهمیت بسیاری دارد و باید سازمان ها با نصب یک سیستم الکتریکی به درستی کارها را انجام دهند.

معایب اتوماسیون اداری :

هر نوع اتوماسیون اداری در کنار مزیت های بسیار زیادی که دارد و برای رسیدن به بهبود و توسعه اهداف سازمانی از آن استفاده می شود، امکان دارد که دارای معایبی هم نیز باشد. معایبی مانند پیچیدگی و سختی کار کردن با سیستم و یا نادیده گرفتن روابط اجتماعی از جمله مهمترین آنها می باشد.

البته پیش از اینکه معایب نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم باید بدانید این معایب با کمی تحقیق و آگاهی در مورد آن به طور کلی از بین می رود. برخی از مهمترین معایبی که در سیستم های اتوماسیون وجود دارد عبارت می باشد از :

1. در محیط انسانی و یا همان محیط کاری امکان دارد که تغییراتی ایجاد شود و این تغییرات در سیستم های سنتی وجود ندارد.
2. برخی از کاربران امکان دارد بعد از اینکه اتوماسیون اداری را خریداری کردند به راحتی نتوانند با آن کار کنند و پیچیدگی های زیادی را درون آن مشاهده نمایند. آنها می توانند مطالعه بیشتری در مورد این سیستم داشته باشند تا به راحتی بتوانند با سیستم کار کنند.
3. امکان دارد در کار کردن با رایانه و سیستم های الکتریکی دچار مشکلات جسمی شوند که البته اگر نحوه نشستن آنها روی صندلی استاندارد باشد مشکلی برای آنها به وجود نمی آید.
4. برخی از کارکنانی که نمی توانند با سیستم های الکتریکی کار کنند امکان دارد مشکلات خود را که در کار برایشان به وجود می آید را به اتوماسیون اداری نسبت دهند.
5. برخی از روابط انسانی و اجتماعی امکان دارد نادیده گرفته شود چرا که فعالیت های اداری به طور کلی مکانیزه می شود. با اینکه سیستم های اداری به صورت الکتریکی در بسیاری از سازمان ها به کار می رود هنوز هم بسیاری از سازمان ها به رابطه اجتماعی خود اهمیت می دهند.

وظایف اتوماسیون اداری چیست؟

بهبود مکاتبه های سازمانی :

در کسب و کارهای امروزی مکاتبه های اداری اهمیت بسیاری دارد و اگر بخواهید سریع به آنها دسترسی داشته باشید بسیار وقت گیر می باشد. در شیوه سنتی باید برای مکاتبه ها اداری زمان و انرژی زیادی را صرف کنید و حجم بسیار زیادی از نامه های اداری را صرف کنید. اتوماسیون اداری به عنوان یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای ارتباطی سازمان ها شناخته می شود و امکانات و قابلیت های بسیار زیادی را به مدیران ارائه می دهد. شما در این نرم افزار بدون اینکه حضور فیزیکی داشته باشید می توانید به کارهای خود رسیدگی کنید.

یادآوری قرارهای کاری در نرم افزار اتوماسیون اداری :

مدیران سازمان ها و شرکت ها در روش سنتی باید برای اینکه قرارهای کاری خود را هماهنگ کنند به منشی اطلاع دهند. اما در سیستم اتوماسیون اداری دیگر این روش وجود ندارد و راه حل سیستمی برای یادآوری قرارها و جلسات قرار داده اند. کاربران بعد از اینکه وارد سیستم شوند می توانند برنامه روزانه خود را به خوبی مورد بررسی قرار دهند و اقدامات لازم را برای حضور در جلسات و زمان بندی لازم انجام دهند.

مدیریت قراردادها :

یکی از مهمترین بخش هایی که در هر سازمانی وجود دارد مدیریت قراردادها می باشد. کنترل کردن پرونده های مالی هر سازمان بسیار مهم است و باید به خوبی آنها را مورد نظارت قرار داد. سیستم الکتریکی اداری می تواند به شما کمک کند تا تمامی قراردادهای خود را در شرکت و سازمان مدیریت کنید و بر روی پیشرفت آنها در هر لحظه نظارت داشته باشید.

مدیریت ارتباط با مشتری :

سیستم مدیریت کردن ارتباط با مشتری باید دارای فرآیندهای متعددی باشد و امکانات زیادی هم نیز داشته باشد. بازاریابی و ارتباط پیدا کردن با مشتری اهمیت بسیار زیادی دارد که به وسیله اتوماسیون اداری به راحتی می توانید این کار را انجام دهید. دسترسی هر فردی در این سیستم محدود به اطلاعات خود می باشد و باید آنها را آنالیز و یکپارچه سازد.

مدیریت فرآیندها و پروژه ها :

یکی دیگر از مهمترین امکاناتی که اتوماسیون اداری تحت وب دارد این است که هزینه ها را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد و همچنین سیستم پاسخگویی را بهبود می بخشد. ناکارآمدی های سیستم به وسیله این سیستم به حداقل می رسد و همچنین با مشتریان تعامل بیشتری برقرار خواهید کرد. بدون شک پروژه های بسیار زیادی درون هر سازمانی وجود دارد و به وسیله این سیستم الکتریکی به خوبی آنها سازماندهی می شوند.

گزارش گیری هوشمند در نرم افزار اتوماسیون اداری :

یکی از کاربردهای دیگری که این سیستم الکتریکی دارد این است که، قابلیت گزارش گیری دارد و در این سیستم تمامی نامه ها و مکاتبه های اداری ثبت و ذخیره می شود. شما هر زمانی که مایل باشید می توانید این گزارش ها را به طور کامل دریافت کنید و با این کار در هزینه های سازمان صرفه جویی نمایید.

دارا بودن نرم افزار چاپ چک :

دریافت و پرداخت چک یکی از مهمترین اقداماتی می باشد که هر سازمانی انجام می دهد. برخی از افراد شاید در نوشتن چک های خود دچار اشتباه شوند که با وجود این سیستم دچار اشتباه و خطا نمی شوند و می توانند در کمترین زمان چک های خود را صادر کنند. البته یکی از قابلیت های این گزینه این است که سررسید چک ها را به افراد یادآوری می کند و آن ها با یک نگاه به نرم افزار می توانند در مورد تاریخ چک خود اطمینان کافی به دست آورند.

ویژگی های اتوماسیون اداری:

برخی از ویژگی هایی که در اتوماسیون اداری وجود دارد موجب شده است که از آنها به عنوان ویژگی های برتر یاد کنیم و تعدادی از آن ها که مهمتر از دیگر ویژگی های آن ها می باشد عبارت است از :

افزایش ساعت کار مفید پرسنل و افزایش بهره وری آن ها :

اگر سیستم الکترونکی را بر اساس نیازهای مجموعه و یا سازمان خریداری و تهیه کنید می توانید از مزیت بی نظیر آن یعنی افزایش بهره وری استفاده نمایید. برخی از زمان هایی که غیر مفید می باشد در این سیستم حذف می شود و به همین دلیل تمامی کارکنان در بهترین زمان کار می کنند تا بهره وری آن ها بیشتر شود.

پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی :

بعد از اینکه اتوماسیون اداری نصب شد و آن را راه اندازی کردید، تیم پیاده سازی و استقرار در سازمان مستقر می شوند و برنامه ریزیهای خاصی را برای هر شرکت انجام می دهند. این پیاده سازی بر مبنای اولیه گزارش شناخت سازمان می باشد و از تجارب شرکت در این برنامه ریزی استفاده زیادی می شود.

نگهداری سوابق کارهای انجام شده در هر یک از پست های زمانی :

در هر یک از سازمان های اداری امکان دارد پرسنل تغییر پست و یا جابجایی داشته باشند که این تغییر پست به صورت متناوب انجام می شود. برای اینکه افراد در پست های جدید خود موفقیت لازم را به دست آورند نیاز به اطلاعات کاملی از انجام دادن کارها دارند. بر همین اساس باید در مورد شیفت قبلی و کارهایی که در آن شیفت انجام شده است اطلاعات بیشتری به دست آورند. آن ها زمانی که به اتوماسیون اداری مراجعه کنند می توانند تمامی اطلاعاتی را که مربوط ب شیفت قبلی بوده است را مشاهده نمایند.

تفویض کارتابل و افزایش دادن مسئولیت پذیری واحدها :

در هر زمان مختلفی بر اساس مرخصی و یا ماموریت های بلند مدتی که افراد داشته اند بدون شک به تفویض کارتابل نیاز خواهید داشت. همچنین در بسیاری از سازمان ها مدیران بخشی از مسئولیت خویش را به کارشناسان واگذار می کنند. شما می توانید با استفاده از این سیستم الکتریکی کارتابل را بر اساس زمان تعیین شده به افراد دیگر واگذار کنید و یا بخش از وظایف خود را به فرد دیگری واگذار نمایید.

جمع آوری کردن اطلاعات کیفی و کمی از عملکرد پرسنل و تقسیم کردن عادلانه کارها :

زمانی که کار را در واحدها مختلف توزیع می کنید مدیران به خوبی می توانند حجم کارهای پرسنل خود را مشاهده کنند. برای هر یک از پرسنل که در سازمان ها مختلفی مشغول به کار هستند دقت، کیفیت و سرعت به طور یکسان نمی باشد و با استفاده از اتوماسیون اداری شما به خوبی می توانید کیفیت انجام کار خود را بسنجید.

پیاده سازی ساختار مدیریتی پاسخگو و سلسله مراتب سازمانی :

در سلسله و ساختار مراتب سازمانی، پرسنل می توانند برای انجام دادن کار به مدیریت خود دسترسی داشته باشند. مدیر هر واحد باید تاییده کارها را بپذیرد تا پرسنل با روش های کاری خود آشنایی داشته باشند و بتوانند آنها را انجام دهند.

کاربری آسان و کارپسند بودن :

یکی از مهمترین ویژگی های اتوماسیون اداری این است که تمامی پرسنل به راحتی می توانند و قادر باشند که با آن کار کنند. اینکه پرسنل دیگر از کاغذ استفاده نکنند بسیار مهم است و اگر کار کردن با این سیستم را به خوبی یاد بگیرند دیگر به کاغذ نیاز نخواهند داشت.

به روز رسانی مستمر و اضافه شدن امکانات روز نرم افزاری :

محیط کاربری و امکانات داخلی که در یک سازمان وجود دارد در این سیستم الکتریکی جای می گیرد و شما می توانید تمامی اطلاعات بروز را در این سیستم مشاهده کنید. اگر تغییراتی در سیستم به وجود آید به راحتی آنها را مشاهده خواهید کرد و از امکانات جدید می توانید استفاده کنید.

افزایش کیفیت نظارت برای عملکرد و مدیریت کردن بهینه کارکنان :

مدیران ارشد و میانی برای کنترل کردن واحدهای تحت مدیریت خود به ابزاری نیاز دارند که گزارش کار پرسنل را ارائه دهد. این گزارش ها در صورتی کامل خواهد شد که ثبت شوند و به صورت شفاف و مکتوب بتوانید آنها را مشاهده کنید. فرم ها و فرآیندهایی که در این سیستم وجود دارد به طور کامل هوشمند می باشد و به همین دلیل سرعت وب سایت را بسیار بالاتر می برد.

افزایش دادن نظم سازمانی و سرعت بخشیدن به جستجوی اسناد و نامه ها :

زمانی که تمامی نامه ها در اتوماسیون اداری ثبت شوند شما به راحتی می توانید آن ها را تنها با یک جستجوی ساده پیدا کنید. همچنین تمامی ساختارهایی که بایگانی شده و به صورت دسته بندی است در این بخش وجود دارد و شما می توانید آن ها را به طور کامل مشاهده کنید.