اگر یکی از دغدغه های شما برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، نحوه مکاتبه با خارج از سازمان است، باید بگویم که این کار توسط تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Correspondence Exchange) یا ECE انجام می شود. به‌طور کلی باید درباره پروتکل ECE که اولین پروتکل ایرانی برای تبادل اطلاعات است بیشتر بدانیم. همچنین این پروتکل در نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار پرکاربرد است. یکی از استاندارد های مهم که بهترین نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری باید داشته باشد، سازگاری با پروتکل ECE می باشد.
ECE چیست؟
در عصر ارتباطات و تبادل و زمانی که جهان از طریق ارتباط و اینترنت به دهکده جهانی تبدیل شده است، سازمان‌ها نمی‌توانند جدا از یکدیگر کار کنند. امروزه سازمان‌ها در کسب‌وکار خود به یکدیگر نیاز دارند تا بتوانند بهترین نتیجه را از تولیدات خود داشته باشند. شبکه‌های کامپیوتری و پروتکل‌های مرتبط، اساس ارتباطات داده‌های مدرن را تشکیل می‌دهند، که در مرکز فناوری اطلاعات و اینترنت قرار دارد.
دانش شبکه و پروتکل‌ها نه تنها برای متخصصان شبکه، بلکه برای مهندسان و دانشمندان کامپیوتر مربوط به ارتباطات، سیستم‌های کامپیوتری و یا برنامه‌های کاربردی مهم است. تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE مخفف Electronic Correspondence Exchange است. پروتکل ECE توسط تعدادی از شرکت های تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به وجود آمد. با توجه به اینکه اتوماسیون های اداری روز‌به‌روز در حال گسترش بودند و تمام مکاتبات از طریق آنان صورت می‌گرفت، سازمان‌ها به فواید استفاده از یک سیستم مکانیزه پی برده بودند.
این فواید عبارت بودند از سرعت زیاد در انجام امور و کاهش هزینه استفاده از کاغذ که این امر بر حفظ محیط زیست و درختان نیز تاثیر به‌سزایی داشت. با استفاده از تمام این فناوری ها هنوز سازمان‌ها برای مکاتبات برون سازمانی خود نیاز به کاغذ و همان روش‌های سنتی قدیمی داشتند. این امر باعث شد که تولیدکنندگان آرام آرام به فکر ایجاد یک پروتکل برای نامه نگاری های برون سازمانی بیفتند که می‌توانست کار سازمان‌ها را بسیار راحت‌تر از قبل کند.
در آخر با آزمایشات و تجربیاتی که داشتند توانستند پروتکل ECE را طراحی کنند. این پروتکل در تیرماه سال ۱۳۸۴ به تصویب رسید. از آن زمان در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفته است. به طور کلی این پروتکل تحولی در جهت ارتباطات برون سازمانی ایجاد کرد. این تحول روابط بین سازمان‌ها را نزدیک‌تر و بر کیفیت محصولات و خدمات سازمان‌ها تاثیر شگرفی داشته است.
نحوه کار پروتكل تبادل الكترونيكي مكاتبات (ECE)
پروتکلی که تولیدکنندگان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایجاد کردند، نحوه کار ساده و کار‌آمدی دارد. آموزش این قابلیت برای پرسنل سخت نیست و با مقداری آموزش به‌راحتی آن‌را فراخواهند گرفت. این پروتکل به این صورت عمل می‌کند که با استفاده از انواع روش‌های کد گذاری، امکان مکاتبه و ارسال و دریافت نامه را فراهم می‌آورد. تولیدکنندگان نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون با استفاده از فرمت فایل مشخصی با نام XML اطلاعات و نامه را بین دو اتوماسیون اداری مبادله می‌کنند.
با استفاده از این روش اگر دو سازمان، اتوماسیون اداری همسان نیز نداشته باشند، باز هم قابلیت مکاتبه بین یکدیگر را دارند. قابلیت مکاتبه بین دو یا چند سازمان به شرکت‌ها کمک بسیاری کرد. باعث افزایش بهره وری و بهبود کارایی کاری شد. هزینه‌های سازمان را به شدت کاهش داد. پس از اجرای این پروتکل دیگر سازمان‌ها مجبور نبودند مکاتبات خودرا با کاغذ انجام دهند. و همچنین اجباری برای اینکه در ارسال نامه اداری خود از پست استفاده کنند، نداشتند.
استفاده از پست ممکن بود باعث ایجاد اختلالاتی شود مانند مفقود شدن نامه اداری درخواست، دیر رسیدن و…. همه‌ی این مشکلات با استفاده از پروتکل ECE برطرف شد. همچنین تولید کنندگان هنوز هم در حال طراحی راه‌هایی برای پیشرفت و گسترش این پروتکل هم‌گام با دیگر پیشرفت‌های تکنولوژی عصر جدید و سازمان‌ها هستند که این امر از سال ۱۳۸۹ شروع شده و همچنان ادامه دارد.
پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه
امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه را در مقاله‌های قبل به طور کامل توضیح داده‌ایم. اما به طور کلی دبیرخانه قسمتی از سازمان است که وظیفه‌ی ثبت و نگهداری از نامه‌ها و اسناد را برعهده دارد. از زمانی که پروتکل ECE به وجود آمد، نرم افزار دبیرخانه سازمان ها نیز باید قابلیت‌های خود را ارتقا می‌دادند تا توانایی سازگاری با نامه‌هایی که از طریق ECE می‌رسد را داشته باشد. سازمان‌ها با ساخت یک ایمیل می توانند اطلاعات خود را تبادل کنند.
در صورت ارسال و دریافت مکاتبات، آن‌ها نیز همچون نامه‌های عادی باید در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه ذخیره و بایگانی شوند. نامه‌های وارده باید با شماره ثبت مشخص ارسال شوند و به این معنی است که در سازمان مبدا ثبت شده اند و به طور کامل در مراحل اداری سازمان به تایید نهایی رسیده است. همچنین نامه‌های صادره نیز باید نخست در دبیرخانه و سازمان ثبت نهایی شوند و سپس ارسال شوند. علاوه بر همه‌ی این‌ها نیاز است که پس از انجام کارهای لازم بر روی نامه، رسید دریافت نامه برای سازمان فرستنده ارسال شود که این امر نیز توسط افرادی که نامه‌های وارده را بررسی می‌کنند از طریق دبیرخانه و پروتکل ECE انجام می‌شود.
مزایای پروتكل تبادل الكترونيكي مكاتبات (ECE)
در نسخه فعلی پروتکل ECE یعنی نسخه(۱٫۰۱) مزایای زیر را در اختیار داریم:
- استقلال از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در سامانه های مکاتبات
- استقلال از بستر انتقال معمول و عادی
- سهولت تولید نامه‌ها و اسناد
نسخه‌ای که پس از برنامه توسعه این پروتکل ایجاد می‌شود نیز مزایای زیر را به دنبال دارد، که به‌طور قطع باعث افزایش بیشتر کارایی مکاتبات بین سازمانی دارد:
- پشتیباتی از امضای نامه و اسناد
- رمزگذاری اطلاعات
- امکان صادر کردن درخواست و دریافت پاسخ درخواست
پروتکل ECE چه اطلاعاتی را در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین جابجا می کند؟
- شامل مشخصات فرستنده یعنی شخص یا واحدی که نامه در آن به امضای نهایی رسیده است.
- مشخصات گیرنده یعنی واحد یا سازمانی که فایل به آن ارسال می‌شود.
- مشخصات سایر گیرندگانی که ممکن است نامه را دریافت کنند. یعنی نامه به قسمت‌های دیگر ارجاع شود.
- شماره نامه، شماره ای که فرستنده از دبیرخانه دریافت و روی آن درج کرده است.
- تاریخ نامه شامل ثبت روز و ساعت ثبت نامه که روی نامه درج شده است.
- اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل عطف، پیوست و…
- موضوع نامه
- الویت نامه شامل فوری، عادی و….
- طبقه بندی نامه شامل محرمانه، عادی، سری و….
بخش اصلی فایل‌های پروتکل ECE:
- بخش اصلی شامل چند فایل و تصویر با فرمت‌های مختلف است. همچنین فایل‌های متنی و اصل پیام نامه در این قسمت درج می‌شود. همه‌ی اطلاعات اصلی، مقدمه و همچنین نتیجه گیری در این قسمت درج می‌شود.
پیوست‌ها:
- در صورت وجود فایل پیوست، این فایل همراه با نامه‌ها، طبق اطلاعاتی که در بالا و قسمت نامه‌های مرتبط ذکر شد به فایل بخش اصلی الصاق و همراه با نامه فرستاده می‌شود.
