تصور کنید که سازمان شما یک برنامه جذاب و کمی بلند پروازانه ترتیب داده است. مثلاً قرار است در مجموعه شما زمان انتظار مشتری کاهش پیدا کند. خب این ایده عالی و کاربردی است. اما یک مشکل بزرگ وجود دارد. هیچ سیستمی برای اجرای موثر این ایده وجود ندارد. در واقع شما نمی‌دانید که باید کار را از کجا شروع کنید. حتی نمی‌دانید که اهداف کلیدی شما چطور و بر چه اساسی باید تیک بخورند.در این صورت است که مفهومی به اسم OKR پدید می‌آید و وارد عمل می‌شود.
در یک بیان بسیار ساده OKR ها چارچوب‌هایی هستند که کسب و کارها می‌توانند از آن برای تعریف اهداف و ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم برای دستیابی به آن استفاده کنند.
OKR چیست ؟
OKR سرواژه عبارت Objectives and Key Results است. OKR در واقع چارچوبی را برای کسب و کارها فراهم می‌کند تا از طریق هدف گذاری ساده و استراتژی مشخص به آن اهداف دست پیدا کنند.
OKR به بسیاری از سازمان‌های بزرگ در سطح جهان کمک کرده است تا به موفقیت برسند، بین اعضای داخلی شرکت و اهداف آن همسویی ایجاد کنند و با افزایش دادن سطح مسئولیت پذیری افراد، قله‌های موفقیت را یکی بعد از دیگری طی کنند.
تاریخچه اهداف و نتایج کلیدی
در دهه 1970 میلادی اولین باری که مدیرعامل وقت اینتل، آقای اندرو گروو به همراه یکی از موفق‌ترین فروشندگان این شرکت به نام جان دوئر، متدولوژی OKR را توسعه دادند.
آقای دوئر آنقدر باهوش و موفق بود که بعداً به عضویت در هیئت مدیره Google در آمد. به این ترتیب توانست متدولوژی OKR را در این شرکت در سال 1999 میلادی به اجرا دربیاورد.
جالب است بدانید که از همان سال تا به امروز این متدولوژی هر سه ماه یک بار در گوگل دوباره استفاده می‌شود.
از همان سال 1970 تا کنون سازمان‌های بزرگ در سراسر جهان، از جمله دیزنی، سامسونگ و آمازون از OKR برای کمک به تمرکز منابع و دستیابی به اهداف خود استفاده می‌کنند.
ساختار OKR چگونه است ؟
ساختار اصلی OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است.
• هدفی که می‌خواهید به آن برسید یا Objectives
• نتایج کلیدی یا key results
هدف یا objective
شامل توصیف‌ها و تشریح‌های به یاد ماندنی و کاملاً کیفی از آنچیزی است که می‌خواهید به دست آورید. اهداف باید کوتاه، الهام بخش و جذاب باشند. یک هدف باید باعث ایجاد انگیزه واقعی و چالش در تیم شود.
نتایج کلیدی یا key results
نتایج کلیدی در واقع مجموعه‌ای از معیارها هستند که پیشرفت شما را به سمت هدف، اندازه‌گیری می‌کنند. برای هر هدف، باید مجموعه ای از دو تا پنج نتیجه کلیدی داشته باشید. اگر اهداف بیش از این باشند، تقریباً کاربرد خود را از دست می‌دهند.
در این ساختار چند نکته بسیار کلیدی وجود دارد. اول این که هدف اصلاً نباید پیچیده و غیرقابل درک باشد. این هدف باید آنقدر ساده و ملموس باشد که همه اعضای تیم به راحتی آن را به خاطر بسپارند.
نکته دوم این است که باید معیارهای کمی برای ردیابی نتایج کلیدی وجود داشته باشد. و البته این که معیارها باید چیزی باشند که بتوانید آن را به موقع اندازه گیری کنید.
یک برنامه OKR خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
حالا وقت آن است که بدانیم یک OKR خوب چه ویژگی‌هایی دارد. در واقع باید در خصوص جزئیات یک OKR خوب با هم صحبت کنیم. موارد زیر چند ویژگی کلیدی هستند که OKRهای خوب آنها را دارند:
1- قابل اندازه گیری است
هسته اصلی یک OKR خوب این است که قابل اندازه گیری است. اگر OKR های شما به وضوح قابل اندازه گیری نیستند، تشخیص موفقیت کار دشواری خواهد بود.
پیشرفت باید در جهت حرکت به سمت هدف پیگیری شود. فرقی نمی‌کند که این اندازه گیری در سطح افزایش تعداد فالوورهای پیج لینکدین شما باشد یا افزایش فروش تا یک عدد مشخص. به هر حال باید بتوانید آن را با یک واحدی (لزوماً پول یا عددی نیست) اندازه بگیرید.
2- چالش برانگیز باشد
قرار نیست OKR یک هدف ساده و بدون چالش را نشانه بگیرید. اصلاً نمی‌خواهیم در OKR توقعات خود را پایین بیاوریم. چیزی که ریسک ندارد، آورده‌ای هم ندارد.
در بسیاری از تیم‌ها، OKRهایی کار می‌کنند که شامل اهداف کششی باشند. اینها اهدافی هستند که کمی فراتر از چیزی هستند که شما و تیمتان به آن فکر می‌کنید یا حتی به نظر می‌رسد که قادر به انجام آنها هستید. البته حتماً قادر به انجام آن هستید اما هنوز خودتان را به درستی نمی‌شناسید یا کمتر ریسک کرده‌اید.
3- واضح و مشخص باشد
هیچ کدام از اعضای تیم نباید در مورد OKR تردیدی داشته باشند. پیغام OKR و اهداف آن باید کاملاً روشن و واضح باشد و افراد آن را به خوبی درک کنند.
هدف باید ساده باشد و نتایج کلیدی باید نشان دهند که دقیقاً چه چیزی را دنبال می‌کنید و چگونه آن را بدون نیاز به توضیح ردیابی می‌کنید.
4- به طور مداوم بررسی می‌شود
اگر کسی OKR های شما را به خاطر نیاورد، کار کردن روی آن بسیار دشوار خواهد بود. به خاطر داشته باشید که مهم‌ترین بخش نوشتن OKR نحوه نوشتن آن ها نیست؛ بلکه نحوه استفاده شما از آن است. باید بتوانید OKR را مرور کنید تا در ذهن شما و همه اعضای تیم مفاد و جزئیات آن همچنان برجسته بمانند. به این ترتیب افراد تیم می‌دانند که چطور پیشرفت می‌کنند. توصیه ما این است که به صورت هفتگی OKR را مرور کنید و قدم‌هایی که به آن نزدیک می‌شوید را بر شمارید.
مزایای مدل OKR
به لطف رویکرد منحصر به فردی که در OKR طراحی شده است، استفاده از این روش به شکل مثبتی بر نحوه تعیین و پیگیری اهداف تیم تأثیر می‌گذارد. در ادامه مزایای کلیدی OKR آورده شده است:
1- همسویی اعضای تیم با یکدیگر
این مهم‌ترین هدف و فایده OKR است. استفاده از این متد می‌تواند اهداف و فعالیت‌های تیمی و فردی را به سمت ماموریت استراتژیک شرکت ببرد.
مدیران ارشد هستند که OKR های شرکت را تنظیم می‌کنند. البته آنها اغلب قبل از نهایی کردن این برنامه‌ها آنها را با همه تیم همگام سازی کنند. بر اساس برنامه مشخص شده در OKR هر تیم یا بخش، OKR های خود را برای کمک به دستیابی به اهداف کل شرکت تعیین می‌کند.
بر اساس اهداف تیم است که هر فردی اهداف خود را تعیین می‌کند. اهداف و نتایج کلیدی تضمین می‌کند که همه در یک جهت حرکت می‌کنند و آن جهت اهدافی است که رسیدن به آنها اولیوت دارد.
2- انعطاف پذیری
برخلاف برنامه‌ریزی استراتژیک بلندمدت به شیوه سنتی، OKRها چرخه‌های اهداف کوتاه‌تر را ترجیح می‌دهند. این مدل برنامه ریزی به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا خود را با تغییرات وفق دهند و به این واسطه خطرات و ضایعات کاهش پیدا کند.
OKRهای استراتژیک معمولاً برای 1 سال و OKRهای تاکتیکی برای یک چهارم سال تنظیم می‌شوند. در پایان هر چرخه، همه اعضای تیم در کنار هم نتایج را تجزیه و تحلیل می‌کنند و در صورت نیاز OKR های استراتژیک را تنظیم می‌کنند. برای شرکت‌های جوان‌تر، شاید بهتر باشد که چرخه تاکتیکی کوتاه‌تری در OKR اتخاذ شود، مثلاً یک تاکتیک بین 6 یا 8 هفته‌ای.
3- تمرکز تیم
سادگی استراتژی در OKR و کاهش تعداد اهداف و نتایج کلیدی به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا بر اهدافی که واقعاً مهم است، تمرکز کند. توصیه می‌شود برای هر تیم یا فرد حداقل 2-4 هدف داشته باشید. و برای هر هدف بیش از 3-5 نتیجه کلیدی وجود نداشته باشد. هر چیزی که در مورد اهداف فعلی نباشد، می‌تواند به برنامه مراحل قبلی اضافه شود.
4- استقلال و مسئولیت پذیری اعضای تیم
تنظیم هدفی که از پایین به بالا تعیین شده است، به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا از تخصص اعضای خط مقدم خود در برخورد با مشکلات در جهت بهبود وضعیت و حل چالش‌ها استفاده کنند.
واقعیت این است که مدیران ارشد در بهترین حالت فقط حدود 4 درصد از مشکلات خط مقدم را می‌داند. به همین دلیل است که استفاده از استراتژی OKR به آب شدن این کوه یخ جهل کمک می‌کند.
یک خوب در مورد OKRها این است که حداقل 60٪ از OKR ها توسط خود اعضای تیم تنظیم می‌شوند، نه توسط مدیران. با چنین رویکردی، همه افراد نسبت به اهداف خود مسئولیت شخصی دارند و انگیزه بیشتری برای دستیابی به آنها پیدا می‌کنند.
5- کارمندان متعهد
شفافیت اهداف و همسویی افراد، احساس مشارکت شخصی در رسیدن به هدف بالاتر را ایجاد می‌کند که باعث افزایش تعامل و انگیزه در اعضای تیم می‌شود. مشارکت بیشتر کارکنان منجر به رضایت شغلی بیشتر و بهره وری بالاتر می‌شود.
6- دستیابی فراتر از انتظار
اهداف مشخص و واضح همه را تشویق می‌کند تا فراتر از مرزهای آنچه ممکن به نظر می‌رسد، فکر کنند. در این شرایط است که افراد راه حل‌های خلاقانه و نوآورانه پیدا می‌کنند و به نتایج قابل توجهی دست می‌یابند.
OKR ها به گونه ای ساختار یافته اند که به تیم‌ها کمک می‌کند تا خارج از چارچوب مشخص فکر کنند. به همین دلیل است که میانگین نمره برای دستیابی به هرکدام از این اهداف نباید بالاتر از 70-80٪ باشد. اما توجه داشته باشید که شرکت باید به اندازه کافی بالغ و با تجربه باشد تا چنین نتایجی را درک کرده و بپذیرد و در عین حال ناراحت هم نشود.
برای افرادی که با روش OKRs تازه آشنا می‌شوند، ممکن است این روش در ابتدا کمی ناامید کننده باشد و به آنها این حس را بدهد که قرار نیست به اهداف مهم دست پیدا کنند.
تفاوت بین OKR و KPI
این که KPI چیست؟ موضوع بسیار گسترده‌ای است که صحبت کردن در خصوص آن از حوصله این مقاله خارج است. اما می‌توان راجع به فرق آنها صحبت کرد.
همانطور که از بحث این مقاله پیداست OKR استراتژی مدرنی است که برای تنظیم و پیگیری پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک و گاهی غیر استراتژیک از آن استفاده می‌شود. این در حالی است که KPI ها عملکرد را در برابر اهداف و معیارهای خاص اندازه گیری می‌کنند.
از طرفی OKR ها یک چارچوب جهت دهی برای سازمان ارائه می‌کنند، در حالی که KPI ها اندازه گیری کمی از پیشرفت به سمت اهداف سازمان را ارائه می‌دهند.
یک نمونه okr برای کسب و کارهای ایرانی
به دلیل پررونق بودن بازاریابی دیجیتالی ترجیح دادیم که در این قسمت مقاله به جای کلی گویی، ترتیب دادن یک نمونه OKR را در تیم‌های فعال این حوزه مثال بزنیم:
مثال OKR در تیم بازاریابی محتوا
- ایجاد مقالات آموزنده در بلاگ
- مصاحبه با 10 رهبر حوزه صنعت
مثال OKR در تیم سئو
- هدایت 100هزار ترافیک ارگانیک به سمت سایت تا تاریخ ….
- 400 بار دانلود شدن PDF تا تاریخ …
- بهبود وضعیت سایت در سئو
- قرار دادن حداقل 7 لینک داخلی در هر صفحه بلاگ
