نکاتی برای مدیریت از راه دور یک تیم در طول کرونا

26 نکته طلایی برای مدیریت کارکنان از راه دور و حضوری

با افزایش پذیرش کار از راه دور، امکان مدیریت یک تیم ترکیبی از راه دور رایج تر می شود. با این حال، بسیاری از افراد خود را در موقعیتی می یابند که در آن تجربه زیادی ندارند یا اصلاً هیچ تجربه ای ندارند. شما ممکن است تجربه کار در یک محیط اداری با تیم های بزرگ را در دنیا داشته باشید، اما مدیریت کارمندانی که دور کاری می کنند موضوع دیگری خواهد بود.. مدیریت کارمندان هیبریدی ( ترکیبی از حضوری و دورکاری) چالش های خاص خود را دارد. در واقع، یک گزارش Hypercontext نشان داد که مدیران از راه دور 6 برابر بیشتر از مدیران در محل، چالش‌های حفظ امنیت کار را تجربه می‌کنند. با این حال، مدیریت تیم‌های راه دور مزایای زیادی دارد که تیم‌های حضوری آن را تجربه نمی‌کنند.

خوشبختانه، بسیاری از این مشکلاتی که ممکن است با آن مواجه شوید، جدید نیستند و قبلاً توسط مدیران باتجربه هیبریدی با آنها برخورد شده است. ما 16 موردی را که احتمالاً با آنها روبرو خواهید شد، دلایل پشت سر آنها و اینکه چگونه می توانید مطمئن شوید که به راحتی با آنها مقابله می کنید را فهرست کرده ایم.

1- ایجاد منبع واحد دستورالعمل

هنگامی که با  نیروی کار از راه دور یا ترکیبی از حضوری و راه دور کار می کنید، مستندات و یک منبع دستورالعمل به جلوگیری از انبوهی از مشکلات کمک می کند. اگر با نسخه‌های متعدد اسناد، دستورالعمل‌ها یا پیام‌های فوری کار می‌کنید، به راحتی می‌توانید گیج شوید که دقیقاً چه چیزی باید دنبال شود.

نحوه انجام این کار به تنظیمات دقیق شما بستگی دارد. اگر تعدادی کارمند دارید که عمدتاً دفتری و تعدادی از راه دور هستند، باید سیستمی ایجاد کنید که این دو را با هم متحد کند. راه‌های انجام این کار شامل پایبندی به سبک‌های ارتباطی خاص برای تنظیم کار یا تعریف کانال خاصی به عنوان منبع دستورالعمل است. اگر شرکت شما به اندازه کافی بزرگ است، حتی ممکن است یک سیستم اینترنتی داشته باشید که می تواند در این مورد کمک کند.

2- استفاده صحیح از ارتباطات ناهمزمان

اگر قبلاً در یک شرکت راه دور کار کرده اید، احتمالاً قبلاً در مورد ارتباطات ناهمزمان و همزمان چیزهایی شنیده اید. هر کدام برای موقعیت های مختلف مناسب است و نقاط قوت و ضعف خود را دارد.

به طور معمول، ناهمزمانی در کار از راه دور محبوبیت بیشتری دارد، زیرا به افراد با برنامه‌های زمانی مختلف اجازه می‌دهد به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. تنظیم کار را می توان از طریق اسناد به اشتراک گذاشته شده، ایمیل ها یا مشتریان پیام رسانی انجام داد و بازخورد نیز می تواند به صورت ناهمزمان انجام شود. این یک استفاده موثر از زمان همه کارکنان است.

با این حال، همیشه جایی برای ارتباط ناهمزمان وجود دارد. این به ویژه در یک محیط ترکیبی که بیشتر از عناصر سنتی یک دفتر است. هیچ چیز نمی تواند جایگزین دیدن چهره همکاران و صحبت در زمان واقعی شود، به خصوص برای ایجاد حس تیمی و فرهنگ سازی. ایجاد یک خط مشی ارتباطی که تیم شما می تواند به آن رجوع کند، بهترین شانس را برای شفاف سازی و موثر بودن کامنت ها به شما می دهد.

3- بهره‌وری و کار تیم خود را پیگیری کنید

احتمالاً همه ما به شناور شدن گاه و بیگاهی مدیران عادت کرده ایم. با یک نگاه سریع، آنها به طور معمول می توانند پیشرفت شما در یک کار را ببینند و بپرسند که آیا با مشکلی مواجه شده اید یا خیر. وقتی کارمند شما از راه دور ودر خانه، این کار چندان آسان نیست. این یک چالش رایج هنگام کار با تیم های راه دور است.

برای مدیرانی که اخیرا مدیریت کارمندان دور کار را تجربه می کنند ممکن است به نظر برسد که  واقعاً بدون این تماس مستقیم و بازخورد، چیز زیادی را مدیریت نمی کنید. البته بسته به نحوه عملکرد تیم شما، چند راه برای مقابله با این موضوع وجود دارد.

اگر شما و تیمتان برای یک رویکرد مبتنی بر نتایج ارزش قائل هستید، بررسی مداوم بهره وری و وضعیت کار نباید آنقدرها در اولویت باشد. اگر افراد کار را به موقع، با استاندارد کافی بالا تحویل دهند و سابقه انجام این کار را داشته باشند، به طور کلی باید به آنها اجازه دهید که ادامه دهند. این بدان معنا نیست که شما نباید چک های دوره ای و زمان هایی برای بررسی وضعیت داشته باشید. هنوز هم می‌توانید این کارها را انجام دهید، اما تا زمانی که کار با استاندارد بالا تولید می‌شود، زیاد نگران نباشید. علاوه بر این، از یکی از ابزارها یا تکنیک های مدیریت پروژه موجود برای اطمینان از اینکه تیم شما قادر به ارائه موفقیت آمیز نتایج است، استفاده کنید.

اگر متوجه شدید که تیم شما به ابزارهای بیشتر نیاز دارد، یا به ارزش هایی نیاز دارد که نظرات شما را به طور منظم دریافت کنند، در نظر بگیرید که چه ابزارها یا روش هایی را می توانید اجرا کنید. ابزارهای ردیابی زیادی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید (اگر بودجه کمی دارید، برنامه ردیابی زمان رایگان وجود دارد)، اما حتی می توانید مطمئن شوید که به طور منظم یک به یک برای هر یک از اعضای تیم برنامه ریزی کنید. روال تیم خود را بیابید و در صورت امکان روی آن کار کنید. اگر افراد در مناطق زمانی مختلف هستند یا ساعت‌های متفاوتی کار می‌کنند، یک فرآیند بازخورد ناهمزمان با کل تیم خود ایجاد کنید.

4- در شرکت شما فرهنگ تعیین شده ای وجود ندارد

اکثر شرکت‌ها ایده‌ای در مورد نحوه عملکرد، ارزش و اخلاق عمومی خود دارند. شما احتمالاً در مصاحبه و فرآیندهای حضور خود به این موضوع اشاره خواهید کرد. زمانی که این فرهنگ را اجراء کنید، متوجه خواهید شد که بیشتر کارمندان تصمیم می گیرند عنوان شغلی شان را تغییر دهند و  یا به دنبال شغل دیگری می‌گردند که مناسب‌تر باشد. از راه دور و تنها کار کردن می تواند اجراء  گسترش فرهنگ شرکت شما را تا حدودی دشوار کند.

برای بهبود این امر و جذب افراد، باید رویکردی از بالا به پایین از سطح مدیر اجرا کنید. قبل از اینکه بخواهید دیگران را به این کار تشویق کنید، ابتدا مطمئن شوید که نمونه زنده فرهنگ خود هستید! هنگامی که تبدیل به یک سفیر واقعی شدید، به روش های منحصر به فردی که کار از راه دور می تواند فرهنگ شرکت را تقویت کند نگاه کنید.

یک فضای ساده مجازی برای مکالمات معمولی تر، ارسال نامه های فیزیکی هدایا و کالاهای شرکت، استراحت گاه به گاه، و تماس های گروهی هفتگی برای انجام یک کار سرگرم کننده با هم، همه روش های خوبی هستند. فرهنگ شرکت شما در پایان روز خود به خود ساخته نمی شود. شما باید آن را در جای خود قرار دهید و قبل از شروع رشد، خودتان آن را زندگی کنید.

5- تجهیز کارمند هیبریدی

کار از راه دور اغلب فقط با یک لپ تاپ و اتصال به اینترنت قابل انجام است. اما این بدان معنا نیست که راه اندازی آن هم بهینه خواهد بود! کارکنان شما باید در ایجاد فضاهای راحت برای کار از زمانی که خارج از دفتر هستند حمایت شوند. این شامل مبلمان اداری ارگونومیک، صفحه نمایش و تجهیزات تماس تصویری است.

تیم کنترل از راه دور ترکیبی شما نیز باید به مهارت های مناسب مجهز باشد. فناوری و بهترین شیوه ها به طور مرتب تغییر می کنند، بنابراین سرمایه گذاری در توسعه تیم شما نیز باید بخشی از استراتژی شما باشد.

6- استخدام اعضای جدید برای تیم راه دور

تصور کنید که مدتی است که تیم راه دور خود را مدیریت می کنید و همه چیز به آرامی پیش می رود. کار به موقع انجام می شود، کیفیت تولید شده بالا است و همه از کاری که انجام می دهند و لذت می برند و راضی هستند. سپس یک عضو جدید برای تیم استخدام می کنید و فاجعه رخ می دهد. آنها در تلاش برای همکاری با سایر اعضای تیم هستند، تناسب فرهنگ آنها عالی نیست و ضرب الاجل های مهم از دست رفته است. چه اشتباهی رخ داده است؟

خوب، بدون یک فرآیند استخدام و پذیرش، یک عضو جدید تیم از راه دور می تواند به طور قابل توجهی بر خروجی و جریان همه افراد تأثیر بگذارد. برای اطمینان از اینکه این اتفاق نمی افتد، باید در نظر بگیرید که آیا فرآیند استخدام شما برای محیط راه دور مناسب است یا خیر. بسیاری از شرکت‌ها به شما در این فرآیند کمک می‌کنند، اما اگر می‌خواهید خودتان این کار را انجام دهید، موارد کلیدی را باید در نظر بگیرید. اول از همه، تناسبات فرهنگی را از همان ابتدا بررسی کنید. مطمئن شوید که حتی در شرح شغلی که ارسال می کنید، خواسته ها کاملا واضح هستند! در طول فرآیند استخدام، ببینید که نامزد شغل شما قبلاً با چه شیوه‌های کار از راه دور آشنا بوده و قبلاً چگونه در تیم‌های راه دور کار کرده است. همچنین با مصاحبه های مشترک، تیم خود را در این فرآیند وارد کنید.

پس از استخدام، یک سیستم دوستان و کتاب راهنما که جزئیات نحوه کار افراد در تیم را شرح می دهد، هر دو ایده عالی خواهند بود. زمانی که خارج از دفتر هستید، یادگیری روش‌های شرکت در حین پرواز آسان نیست، بنابراین همه چیز باید تا حد امکان واضح و دقیق باشد. با اطمینان از صحت استخدام از همان ابتدا در زمان، دردسر و تلاش خود صرفه جویی می کنید.

7- اطمینان از عدم مدیریت خرد

احتمالاً همه ما با مدیرانی در یک دفتر کار کرده ایم که عاشق مدیریت خرد هستند. هنگام کار برای راه‌اندازی کار هیبریدی از راه دور، این میل شدیدتر می‌شود. مدیران باید اعتماد ایجاد کنند و سطح مناسبی را برای چک کردن حفظ کنند. مضرات برقراری تماس مکرر با کارمندان قطعا نسبت به فایده آن  بیشتر خواهد بود.

اگر ضرب‌الاجل‌ها رعایت می‌شوند و ارتباطات روشن است، پس همین کافی است. تمرکز خود را بر روی نتایج و نه بر روی فعالیت متمرکز کنید. شما می توانید برای دستیابی به این هدف، مطمئن شوید که هدف و نتایج دلخواه شما به وضوح مشخص شده است. یکی از راه‌های جلوگیری از مدیریت خرد، استخدام افراد مناسب در وهله اول است که در مرحله بعد به آن خواهیم پرداخت.

8- استخدام افرادی که بتوانند خود مدیریتی داشته باشند

راه‌اندازی کنترل از راه دور هیبریدی شما هرچقفدر هم که قوی باشد، بازهم در بسیاری از مواقع اعضای تیم شما مستقیماً به مدیر خود دسترسی نخواهند داشت. ممکن است در سراسر دفتر، خانه و حتی مناطق زمانی مختلف پراکنده شوید. به همین دلیل، توانایی اعضای تیم برای مدیریت خود بسیار ارزشمند است.

هنگام انتقال کار حضوی به یک کسب و کار هیبریدی از راه دور، روند استخدام شما به طرز چشمگیری تغییر می‌کند. شما به دنبال مجموعه مهارت ها، تجربه و تناسب فرهنگی جدید خواهید بود. شما باید به دنبال ویژگی هایی باشید که توانایی خود مدیریتی را نشان می دهد، از جمله:

1. موفقیت ثابت قبلی در یک محیط راه دور
2. نگرش هدایت شده با تعهد به هدف گذاری
3. مهارت های مدیریت زمان خوب و توانایی کار با ضرب الاجل

با توانایی برنامه ریزی روز و انعطاف پذیری کنترل از راه دور هیبریدی، همه اعضای تیم باید با استفاده از آزادی که به ارمغان می آورید مورد اعتماد قرار گیرند. اگر از همان ابتدا افراد مناسب را انتخاب کنید، زندگی شما برای مدیریت کارکنان از راه دور بسیار آسان تر خواهد شد.

9- کار در مناطق زمانی

تیم هیبریدی راه دور شما ممکن است لزوماً در یک کشور نباشد. در حالی که برخی از تفاوت‌های منطقه زمانی می‌تواند حداقل باشد، اما اگر با مردم قاره‌های دیگر کار می‌کنید، ممکن است مشکل‌تر باشد. هنگام برنامه ریزی جلسات، سعی کنید زمانی را پیدا کنید که برای همه مفید باشد یا یک گزینه جایگزین ارائه دهید. ما همیشه نمی‌توانیم همه را بپذیریم، اما مدیریت کارمندان از راه دور به شما نیاز دارد که هنگام هماهنگی ارتباطات تلاش بیشتری انجام دهید. هیچ کس دوست ندارد به دلیل منطقه زمانی خود، احساس کند که در حال از دست دادن شغلش است یا فکر کند که فرصت های مهمی را از دست می دهد.

10- مردم تعادل کار و زندگی خود را به درستی مدیریت نمی کنند

در حالی که کار ترکیبی از راه دور یک راه عالی برای دستیابی به تعادل رضایت بخش کار و زندگی است، گاهی اوقات ممکن است مرزها بین زمانی که باید کار کنید و زمانی که باید استراحت کنید، محو شود. بدون داشتن تمایز واضح بین دفتر و خانه، ممکن است متوجه شوید که برخی از اعضای تیم شما عادت‌های ناسالمی دارند و ممکن است فرسودگی شغلی، تنهایی و حتی افسردگی را تجربه کنند. این برای هیچ کس خوب نیست و می تواند منجر به اثرات مضر جدی برای سلامتی نیز شود. ما می‌خواهیم همه سالم، شاد باشند و بهترین کار را انجام دهند… پس چگونه از راه دور به این هدف برسیم؟

اگر از ابزار ردیابی زمان یا بهره‌وری استفاده می‌کنید، مراقب افرادی باشید که ساعات طولانی‌تری از آنچه باید کار می‌کنند. جلسات منظمی را برنامه ریزی کنید که در آن احساس مردم را بررسی کنید و اگر احساس می کنید که برخی افراد بیش از حد کار می کنند، توصیه های خود را ارائه دهید. اگر می‌بینید که یکی از اعضای تیم در جنبه‌های اجتماعی که شما ارائه می‌دهید زیاد درگیر نمی‌شود،می توانید با او تماس بگیرید تا بررسی کنید همه چیز درست است. نکته کلیدی در اینجا این است که شما همیشه نباید انتظار داشته باشید که مردم در مورد مسائل خود به شما مراجعه کنند، شما باید تحقیقاتی را انجام دهید و به طور فعال پشتیبانی ارائه دهید. اغلب ما خیلی دیر متوجه می شویم که فردی عادات کاری ناسالم دارد، بنابراین زود به دنبال سرنخ ها برای مبارزه با این مشکل باشید.

11- ارائه فرصت های شغلی از راه دور

هنگام مدیریت کارکنان از راه دور، گاهی اوقات می توانید در دام “ذهنیت فریلنسر” بیفتید. حتی اگر یک رابطه کاری از راه دور می تواند متفاوت باشد، با همکاران ترکیبی-راه دور شما باید مانند هر کارمند عادی رفتار شود. این بدان معناست که شما باید فرصت‌های مشابهی را برای پیشرفت شغلی برای آنها فراهم کنید.

بسته به تنظیمات شما، کارمندان راه دور ممکن است نتوانند در مسیر شغلی سنتی پیشرفت کنند. با این حال، همیشه بدون نیاز به ارتقای کارکنان، فضایی برای رشد وجود دارد. یکی از راه‌های پی بردن به اهداف توسعه همکاران از راه دور این است که مرتباً با آنها تماس بگیرید، که در زیر در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

12- وقت گذاشتن برای یک به یک کارمندان

این نکته مدیریت قبلاً چندین بار اهمیت خودش را ثابت کرده است و نشان می دهد که واقعاً چقدر مهم است! مدیریت اعضای تیم ترکیبی از راه دور مستلزم آن است که برنامه ریزی خوبی برای رسیدن به همکاران خود داشته باشید. با صرف فرصت کمتری برای بحث در مورد ایده ها، افکار و مشکلات در حال پرواز، باید مطمئن شوید که زمانی را به یک به یک اختصاص دهید. در حالی که اگر در مناطق زمانی مختلف کار می کنید ممکن است کمی مشکل باشد، این مسئولیت یک مدیر است که مطمئن شود گزینه های مناسبی برای اعضای تیم شما وجود دارد تا با شما در تماس باشند.

13- جشن موفقیت

جشن گرفتن دستاوردها و موفقیت ها در یک اداره ساده است، اما زمانی که برخی از تیم شما از راه دور کار می کنند دشوارتر است. رویدادهای مهم باید رویکردی دوگانه برای پاداش داشته باشند و همه تیم شما را در هر کجا که هستند شامل شود. ما ابزارهای زیادی برای جلسات مجازی و رویدادهای تیمی در اختیار داریم تا این کار را آسان‌تر کنیم.

موفقیت های فردی را نیز فراموش نکنید. اگر وقت دارید، تماسی را سازماندهی کنید یا مرتباً برای همکاران از راه دور خود پیام ارسال کنید. جشن‌های کوچک طبیعی که در یک دفتر اتفاق می‌افتند باید به دنیای دوردست نیز ترجمه شوند.

14- مدیریت ارتباط بین کل تیم

در حال حاضر روش‌های مختلف ارتباطی بسیار زیادی وجود دارد که انتخاب صحیح آن‌ها برای استفاده دشوار است. در حالی که ممکن است یک نفر دوست داشته باشد از ایمیل برای تنظیم وظایف استفاده کند، شخص دیگری ممکن است ترجیح دهد تماس بگیرد. توصیه هایی در مورد زمان استفاده از انواع مختلف کام ها وجود دارد، اما در پایان آنچه مهم است ثبات و خرید تیمی است.

برای خود یا در حالت ایده آل با تیم خود، یک خط مشی ارتباطی از راه دور ایجاد کنید که همه با آن موافق هستید. این می‌تواند شامل تماس‌های برنامه‌ریزی‌شده مشخص یک‌بار در هفته برای استندآپ‌ها، تنظیم وظایف که باید از طریق ایمیل و در ابزار مدیریت پروژه انجام شود، یا اینکه پیام‌رسانی فوری فقط در ساعات خاصی قابل انجام است.

از آنجایی که شرایط یک تیم هیبریدی از راه دور می تواند بسیار متفاوت باشد، هیچ خط مشی متناسب با همه وجود ندارد! توصیه می کنیم ابتدا در مورد آنچه ممکن است با تیم خاص شما کار کند، تحقیق کنید. سپس، اجرا و آزمایش کنید تا ببینید چه چیزی نتایج را ارائه می دهد. اطمینان حاصل کنید که همه از قوانین و سیاست‌ها پیروی می‌کنند، و باید متوجه شوید که ارتباطات شما کمتر آشفته‌تر می‌شود و برای تولید کار از راه دور عالی مفیدتر می‌شود.

15- تعیین انتظارات روشن برای یک کارگر از راه دور

یکی از چالش های مدیریت کارمندان از راه دور این است که مطمئن شوید همه دقیقاً می دانند از آنها چه انتظاری می رود. در مقایسه با کار حضوری، دورکاری فرصت بسیار کمتری برای بررسی کیفیت روند کار  دارد. به همین دلیل، انتظارات و وظایف شما باید از ابتدا به وضوح مشخص شود.

انجام این کار به صورت ناهمزمان همیشه گزینه خوبی است. به این ترتیب شما همه چیز را به صورت مکتوب تنظیم کرده اید و تیم شما می تواند دقیقاً به آنچه انتظارات شما دارد اشاره کند. ارزش‌ها و اهداف تیم شما نیز می‌تواند به طور مشابه بیان شود. انتظارات فقط در تنظیم وظایف دخیل نیستند!

16- غلبه بر تفاوت های فرهنگی

 اگر تیم‌های خود را به روی اعضای راه دور باز کرده‌اید، احتمالاً ممکن است با همکارانی از سراسر جهان کار کنید. همه ما از پیشینه ها، فرهنگ ها و دیدگاه های متفاوتی در مورد همکاری برخورداریم. به طور کلی، این وضعیت، محیطی غنی برای کار فراهم می‌کند. با این حال، تفاوت‌های فرهنگی می‌تواند گاهی منجر به سوء تفاهم شود.

در حالی که نمی توانید برای هر موقعیتی آماده شوید، تیم ترکیبی-راه دور شما باید از تفاوت هایی که ممکن است رخ دهد آگاه باشند. اگر موقعیتی پیش آمد، همه باید تلاش کنند تا سایر اعضای تیم از شک و تردید بهره مند شوند.

17- بارمسئولیتی بیش از حد کارمندانتان

وقتی نمی‌توانید مراقب اعضای تیم خود باشید، توانایی دیدن اینکه آیا کسی بیش از حد بار شده است را نیز از دست می‌دهید. فردی که ساعات طولانی در دفتر کار می کند بسیار راحت تر از یک کارمند از راه دور قابل تشخیص است. مرز بین محل کار و خانه همچنین می تواند محو شود به این معنی که مشخص نیست که کارمندان هیبریدی-ریموت شما دقیقا چقدر کار می کنند . هنگام واگذاری وظایف، مطمئن شوید که هم تیمی شما چه مهلت های دیگری ممکن است داشته باشد. به این ترتیب می توانید یک بازه زمانی مناسب برای تکمیل کار در نظر بگیرید.

18- با همه کارکنان خود منصفانه رفتار کنید

هنگام کار با یک تیم ترکیبی، فراموش نکنید که کارمندان شما که از خانه کار می کنند بسیاری از مزایای دفتر شما را از دست خواهند داد. به عنوان مثال، اگر ناهار تیم اداری تان را تامین می کردید، اکنون مطمئن شوید که مقداری بودجه برای کارکنان از راه دور خود در نظر گرفته اید تا هزینه ناهارشان را تامین کنند. این اصل همچنین به مزایایی که کارمندان از راه دور شما برخوردارند نیز تعمیم می‌یابد. کارمندان مستقر در دفتر شما نیز باید بتوانند از برخی از مزایای کار از راه دور لذت ببرند. یکی از نقاط قوت کلیدی راه‌اندازی کنترل از راه دور هیبریدی، توانایی افراد برای داشتن آزادی بیشتر در منافعی است که می‌خواهند انتخاب کنند.

مراحل بعدی

همیشه بهترین تمرین این است که تا آنجا که می توانید در مورد اینکه چگونه می توانید وضعیت هیبریدی-راه دور خود را بهبود ببخشید، آموزش بگیرید. با این حال، گاهی اوقات همه ما به کمی کمک اضافی نیاز داریم.

کار از راه دور بر بسیاری از ما تحمیل شده است. اگر در مدیریت از راه دور یک تیم تازه کار هستید یا فقط به کمک نیاز دارید، در اینجا هشت نکته وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید تا بیشترین بهره را از تیم خود ببرید.

بسیاری از ما امروزه با نوعی از مشاغل دور کاری ارتباط داریم. بسیاری از مشاغل اداری می توانند عملکرد خود را حفظ کنند و از طریق کار از راه دور به نتایج کلیدی دست پیدا کنند. اکنون این وظیفه بر عهده مدیران است که استراتژی های جدید مدیریت تیم را برای نحوه مدیریت موثر یک تیم راه دور یاد بگیرند.

در پی همه‌گیری جهانی کرونا، زمانی که شرکت‌های کوچک و متوسط ​​در حالت مدیریت بحران هستند، بسیاری از افرادی که به اندازه کافی خوش شانس بوده اند و توانسته اند که شغل خود را حفظ کنند، در خانه کار خواهند کرد. مدیریت تیم های راه دور نیازمند مجموعه مهارت های متفاوتی نسبت به مدیریت گزارش های مستقیم در یک محیط اداری است.

برای یادگیری چند نکته و تاکتیک برای نظارت بر کارمندان از راه دور به خواندن ادامه دهید. شما یاد خواهید گرفت که چگونه از نرم افزار مدیریت پروژه و سایر ابزارهای مدیریت تیم از راه دور برای بهبود عملکرد کار استفاده کنید.

8 نکته برای مدیریت موثر کارکنان از راه دور:

1. انتظارات را تعیین کنید
2. بررسی های فردی را انجام دهید
3. جلسات هفتگی تیم را برنامه ریزی کنید
4. کانال های ارتباطی را تعیین کنید
5. اولویت دادن به نتایج بر فعالیت
6. عوامل حواس پرتی را تعدیل کنید
7. به کارمندان استقلال را لقاء کنید
8. صبر و همدلی را تمرین کنید.

8 نکته در مورد نحوه مدیریت موفقیت آمیز کارکنان از راه دور

مدیران برای مدیریت کارکنان از راه دور به یک استراتژی و مجموعه مهارت خاصی نیاز دارند. ابزارهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارد که می تواند کمک کند، اما نظارت بر تیم های مجازی مستلزم یک تغییر اساسی در بیانیه چشم انداز، گزارش های کاری و رویکرد کلی تیم شما است.

هنگام مدیریت افراد از راه دور، باید حس اعتمادی ایجاد کنید که مسئولیت پذیری و درک کارمندان را ارتقاء می دهد.

در اینجا 8 نکته برای مدیریت کارمندان مجازی و اتخاذ استراتژی های ارتباطی جدید آورده شده است.

1- انتظارات را تعیین کنید

مهمترین کاری که می توانید هنگام مدیریت از راه دور یک تیم انجام دهید، ایجاد انتظارات مشترک با همه افراد درگیر است. این انتظارات همه چیز را از ساعات کار مجازی گرفته تا برنامه ریزی پروژه و تنظیمات تا نمودارهای جدول زمانی تولید را در بر می گیرد.

به تیم خود بگویید چگونه برنامه ریزی می کنید که آنها را از راه دور مدیریت کنید. به عنوان مثال، تماس‌های ویدیویی تصادفی ممکن است بسیار آزاردهنده باشد، اگر کارکنان انتظار آن را نداشته باشند.

تعیین انتظارات احتمالاً از طریق یک تماس جمعی بهتر انجام می شود و از طریق مکالمات یک به یک یا تماس با گروه های کوچک تقویت می شود. شما می توانید انتظارات متفاوتی را برای اعضای مختلف تیم خود به صورت انفرادی مطرح کنید، که در صورت مدیریت یک تیم متقابل بسیار مهم خواهد بود.

چند عضو تیم را برای کمک به شما در ثبت هرگونه تغییرات ضروری در مراحل معمولی مدیریت پروژه خود اختصاص دهید. این تغییرات مستند را در فرآیندهای مدیریت پروژه و سایر عملکردهای اصلی به اشتراک بگذارید تا کارمندان بتوانند به راحتی به آنها مراجعه کنند.

 اسناد فرآیند را به عنوان موجودات زنده ای در نظر بگیرید که ممکن است در طول زمان و با استقرار تیم شما در کار از راه دور تکامل پیدا کنند.

نکاتی برای تعیین انتظارات:

به نظر می رسد تعیین انتظارات غیرممکن است، اما نحوه ارتباط شما با این انتظارات ارتباط زیادی با نحوه پاسخ و پایبندی تیم شما به آنها دارد. در اینجا چند نکته برای تنظیم و انتقال درست انتظارات خود در هنگام مدیریت از راه دور یک تیم آورده شده است.

1. فراگیر فکر کنید: اگر اکنون که از راه دور مدیریت برای حفظ عملکرد خود تلاش می کنید، احتمالاً کارمندان شما نیز همین کار را خواهند کرد. از موقعیت دور خود درس بگیرید تا بر انتظارات خود تأثیر بگذارید.
2. واقع بین باشید: انتظارات غیرواقع بینانه شما و تیمتان را برای شکست آماده می کند. ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشید تا بفهمید چگونه اجزای پروژه خاصی را تکمیل کنید. تا زمانی که در راه اندازی جدید خود کاملاً عملیاتی شوید، ابعاد پروژه را محدود کنید.
3. ارائه اسناد: به اشتراک گذاشتن انتظارات خود از طریق تماس ویدیویی کافی نیست. کارمندان شما از مطالبی که می توانند برای یادآوری انتظارات و تغییرات رجوع کنند، به ویژه در این زمان های سخت جهانی بسیار قدردانی خواهند کرد.

2- بررسی های فردی را انجام دهید

اگر تیم کوچک‌تری دارید، این گزینه ممکن است بی‌معنا باشد، اما بسیار مهم است که با تمام اعضای تیم خود به صورت رودررو وقت بگذارید. امیدواریم تیم شما نیازی به نظارت دائمی نداشته باشد، اما برای همه مهم است که بدانند در صورت نیاز می‌توانند از پشتیبانی انفرادی استفاده کنند.

همچنین برای شما به عنوان یک مدیر مهم است که راهی برای کارمندان فراهم کنید تا در مورد موضوعاتی که در مورد آنها راحت نیستند در تنظیمات گروه بحث کنند.

یک یا دو بار در هفته با همه اعضای تیم خود یک جلسه کوتاه انفرادی (10 یا 15 دقیقه ای) ترتیب دهید. مطمئن شوید که تیم شما می داند که اگر چیزی پیش بیاید شما خارج از آن زمان نیز در دسترس هستید، شما نمی خواهید در جلسات غیرضروری روزانه مداخله گر یا ناکارآمد باشید، بنابراین ممکن است زمانی که یاد می گیرید چگونه آنها را از راه دور مدیریت کنید، برای پی بردن به فرکانس ارتباطی که برای شما و تیم شما کار می کند، زمان آزمون و خطا کمی طول بکشد.

نکاتی برای چک کردن کار از راه دور:

در اینجا چند نکته برای اطمینان از اینکه همه اعضای تیم شما شنیده می شوند و در حین کار از راه دور، با مدیر خود زمان لازم را دریافت می کنند، آورده شده است.

• تنظیم جلسات هفتگی تکرار شونده: تکرار برای کار از راه دور مهم است. یک جلسه هفتگی مختصر با هر یک از اعضای تیم خود ترتیب دهید که آنها بتوانند برای انتقال اطلاعات عملکرد و بحث درباره ایده ها و مشکلات روی آن حساب کنند.
• ارتباطات چند کاناله را تشویق کنید: در حالی که ممکن است وسوسه برقراری تماس ویدیویی همه چیز وجود داشته باشد، کارمندان را تشویق کنید تا از طریق کانال های مکتوب برای بحث در مورد مسائل ساده تر یا کوچکتر که نیازی به مکالمه رو در رو (مجازی) ندارند، تماس بگیرند.

3- جلسات هفتگی تیم را برنامه ریزی کنید

علاوه بر جلسات انفرادی هفتگی، بسیار مهم است که کل تیم راه دور خود را حداقل یک بار در هفته دور هم جمع کنید. احتمالاً قبلاً جلسات هفتگی یا روزانه تیم دارید و این نباید در طول کار از راه دور تغییر کند.

این جلسات باید حرفه ای و سازنده باقی بمانند، اما جایی برای شوخ طبعی و همدلی باقی بگذارند. هیچ اشکالی ندارد که گاهی صدای حیوان خانگی شنیده شود یا کودکی گاه به گاه در اتاق  بدود.

اجازه دهید جلسات هفتگی شما در خدمت اهداف حرفه ای خود باشند و همچنین کار و آواتارهای پیام رسانی را که جای چت های حضوری را گرفته اند، انسانی کنند.

نکاتی برای جلسات موثر تیم از راه دور:

در اینجا چند نکته برای داشتن جلسات هفتگی موفق با تیم راه دور آورده شده است.

• اطمینان از اتصال: فناوری بخشنده است. بیاموزید که چگونه جلسات هفتگی را با کل تیم خود به طور مداوم برگزار کنید و مطمئن شوید که همه می دانند چگونه باید بپیوندند و ارتباط برقرار کنند.
• انسان سازی کنید: با تیم خود خوش بگذرانید و لحن مناسبی برای کسب و کار در نظر بگیرید و در عین حال اذعان کنید که می دانید حداقل نیمی از تیم شما هنوز لباس خواب خود را به تن دارند.
• همه را درگیر کنید: تاکتیک های تعامل را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که همه اعضای تیم شما در طول جلسات کامل تیم شما صدای خود را دارند. انتقال به یک محیط مجازی ممکن است برای برخی از اعضای تیم شما دشوار باشد.

4- کانال های ارتباطی را مشخص کنید

انتظار مهمی که باید برای تیم راه دور خود تعیین کنید این است که از کدام کانال های ارتباطی استفاده کنید. امیدواریم در حال حاضر برخی از ابزارهای ارتباطی راه دور را در اختیار داشته باشید.

در غیر این صورت یک پلتفرم کنفرانس ویدیویی و همچنین یک ابزار پیام‌رسانی با استفاده آسان را انتخاب کنید. مطمئن شوید که به طور واضح به شما اطلاع می‌دهید که از کدام پلتفرم‌ها انتظار دارید تیمتان استفاده کند تا مطمئن شوید همه در یک صفحه هستند.

در کنار انتخاب و مهارت در پلتفرم های واقعی، شما همچنین باید پیشینه هایی را ایجاد کنید که کدام کانال ها برای کدام نوع ارتباطات مناسب هستند.

آیا می خواهید تماس های ویدیویی را به خاطر خود و تیم خود محدود کنید؟ اگر چنین است، پیام و ایمیل را به عنوان کانال های ترجیحی برای اکثر نیازهای ارتباطی روزمره ایجاد کنید.

نکاتی برای استفاده از کانال های ارتباطی کار از راه دور:

هزاران پلتفرم ارتباطی وجود دارد که می توانید برای تیم خود استفاده کنید. در اینجا چند نکته برای تعیین کانال های ارتباطی دلخواه شما آورده شده است.

• «قهرمانان کانال» را شناسایی کنید: احتمالاً یک یا دو نفر را خواهید داشت که ذاتاً به یک کانال ارتباطی خاص مراجعه می کنند. آن شخص را به یک قهرمان کانال تبدیل کنید – کسی که می تواند به دیگرانی که در استفاده از این ابزار مشکل دارند کمک کند.
• سهولت استفاده: اگر می‌توانید سیستم ارتباطی خود را انتخاب کنید، مطمئن شوید که استفاده از آن آسان است. آخرین چیزی که می‌خواهید این است که ببینید مردم برای ورود به جلسات یا دریافت پیام تلاش می‌کنند.

5- اولویت دادن به نتایج بر فعالیت

مشغله کاری به نفع کسی نیست، به خصوص برای کارمندان از راه دور. ممکن است نظارت بر زمانی که افراد تیم شما وارد سیستم شده اند و کار خود را انجام می دهند وسوسه انگیز باشد، اما بخشی از یادگیری مدیریت از راه دور به معنای درک این است که نتایج باید خودشان صحبت کنند.

اطمینام حاصل کنید که شما و تیم های مدیریت استعدادتان گروهی از افراد ماهر (و مسئولیت پذیر) هستید که گرد هم جمع شده اید.

این امر از کار از راه دور اعمال می شود، اما به ویژه برای مدیریت یک تیم از راه دور بسیار مهم است. مردم عادت ها و زیستگاه های متفاوتی دارند که ممکن است قبل از طلوع صبح یا در ساعات نیمه شب برای بهره وری مفیدتر باشد.

تا زمانی که کار خوب است و نتایج حاصل می شود، هیچ دلیلی برای تعیین نحوه تکمیل کار وجود ندارد.

نکاتی برای اولویت بندی نتایج کار از راه دور:

در حالی که ممکن است کار مختص هر روز در برخی موارد مقصد باشد، مقصد تیم راه دور شما کار نهایی خواهد بود. بگذارید کاری که انجام می دهند خود گویای عملکرد آنها باشد نه اینکه وسواس فکری در مورد نحوه انجام کارشان داشته باشند. در اینجا چند نکته برای کمک وجود دارد.

• سفت و سخت نباشید: به عنوان یک مدیر، بسیار مهم است که در صورت نیاز به کمک یا سوال برای اعضای تیم خود در دسترس باشید. با این حال، به همان اندازه مهم است که درک کنیم که آنها ممکن است روش خاص خود را برای تکمیل کار و ارائه نتایج ایده آل داشته باشند.
• نحوه عملکرد آنها را بیاموزید: با گذشت زمان، باید روندهایی را در نحوه عملکرد اعضای تیم خود از راه دور مشاهده کنید. می‌توانید آنچه را که یاد می‌گیرید با کارمندان سحرخیز یا جغدهای شب خود در میان بگذارید تا مطمئن شوید که آنها می‌توانند ساعات کاری دلخواه خود را حفظ کنند.

6- عوامل حواس پرتی را متعادل کنید

یادگیری مدیریت از راه دور یک تیم حداقل مستلزم این است که بدانید حواس‌پرتی هنگام کار از خانه بسیار بیشتر از محیط‌های اداری است. توییتر، نتفلیکس، حیوانات خانگی، بچه‌ها و آرامش روی کاناپه وقتی ما از راه دور کار می‌کنیم به سادگی از بین نمی‌روند. حواس پرتی حتماً در طول روز اتفاق می افتد.

آنچه مهم است این است که شما به عنوان یک مدیر، گاه و بیگاه حواس پرتی را بپذیرید. به تیم خود نشان دهید که با گردش های گاه به گاه در توییتر یا کمی بازی با فرزندان شان مشکلی ندارید. این عوامل حواس پرتی  اجتناب ناپذیر هستند، بنابراین مبارزه با آنها بیهوده است.

نحوه متعادل کردن عوامل حواس پرتی هنگام کار از راه دور:

حواس پرتی قرار است اتفاق بیفتد. در اینجا چند نکته وجود دارد تا مطمئن شوید که شما و تیمتان در مورد از دست دادن گاه به گاه تمرکز احساس گناه نمی کنید.

• باز بودن را تشویق کنید: حواس‌پرتی‌ها تا زمانی که در عملکرد کاری تداخل نداشته باشند به شما مربوط نخواهندبود. و اگر چنین هستند، شما باید برای ایجاد یک محیط باز و پذیرنده تلاش کنید که در آن کارکنان بتوانند در مورد مبارزات بحث کنند و برای راه حل تلاش کنند.
• مکانی برای حواس پرتی مشترک ایجاد کنید: به تیم خود نشان دهید که می توانید با ایجاد یک کانال پیام رسانی اختصاص داده شده برای به اشتراک گذاری پیام های خنده دار حواس پرتی های گاه به گاه آنها را پذیرفته اید.
• به سرگرمی بپیوندید: مدیران نیز انسان هستند. با به اشتراک گذاشتن سرگرمی، به تیم خود نشان دهید که گاهی مورد حواس پرتی خوب است.

7- القای استقلال

کار از راه دور شامل دادن و گرفتن بین کار و دنیای بیرون است. خارج از جلسات و “ساعات اداری” مورد نیاز، تیم خود را تشویق کنید تا داخل پارک کار کنند یا یک بعدازظهر رایگان برای پخت نان اختصاص دهند. القای حس استقلال در تیم شما بخش مهمی از یادگیری مدیریت از راه دور کارمندان است.

تیم شما باید بداند که آژانس مخصوص به خود را برای متعادل کردن حجم کاری خود با زندگی شخصی و سرگرمی های خود دارند. با القای احساس استقلال در آنها به آنها کمک کنید تعادل بین کار و زندگی خود را کشف کنند، پرورش دهند و بهبود بخشند.

با مسدود کردن زمان در تقویم  برای خود و فعالیت های تان، تیم رهبری کنید. یک تجربه مشترک ایجاد کنید که چندین عضو تیم می توانند در آن شرکت کنند. چنین استقلالی برای یک تیم موفق از راه دور یک چیز ارزشمند است.

نکاتی برای ایجاد استقلال در کارمندان از راه دور:

پرورش حس استقلال در تیم دوردستتان به آسانی گفتن «مستقل باش» نیست. در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید.

• به اشتراک گذاشتن تجربیات: بخشی از جلسه هفتگی خود را به اعضای تیم اختصاص دهید تا در مورد آنچه خارج از محل کار انجام داده اند صحبت کنند.
• پروژه گروهی: اعضای تیم را تشویق کنید تا یک پروژه گروهی ایجاد کنند که هر کسی در تیم بتواند در آن شرکت کند. این به اعضای تیم شما اجازه می دهد تا تعادل پروژه را با حجم کاری منظم تمرین کنند و همچنین بین آنها رفاقت ایجاد کنند.

8- صبر و همدلی را تمرین کنید

یادگیری مدیریت از راه دور یک تیم دردسرهای رو به رشد اجتناب ناپذیر خود را خواهد داشت. برنامه ریزی پروژه باید شکل جدیدی به خود بگیرد. جلسات گروهی احساس متفاوتی خواهند داشت.

اما با وجود همه دردسرهای رو به رشد، بهترین کاری که به عنوان یک مدیر می توانید انجام دهید این است که همدلی و صبر و شفقت در اعمال و ارتباطات خود داشته باشید.

به خاطر داشته باشید که برخی افراد بهتر از دیگران با کار از راه دور سازگار می شوند. برخی از افراد به تعاملات اجتماعی نیاز دارند که از حضور در یک دفتر با تیمی از همکاران ناشی می شود. مطمئن شوید که مدتی را برای اطمینان از اینکه همه در کار از راه دور خود به خوبی انجام می دهند اختصاص دهید.

نکاتی برای تمرین صبر و همدلی:

در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید مشکلاتی را که می توانید حل کنید و همچنین به اعضای تیم کمک کنید تا با چیزهایی که قابل حل نیستند کنار بیایند.

• زمان قبل از جلسه را کنار بگذارید: بین دویدن از جلسه ای به جلسه دیگر در دفتر و انجام این کار از طریق چت ویدیویی تفاوت وجود دارد. یک یا دو دقیقه وقت بگذارید و به طور ذهنی خود را بین جلسات ویدیویی جمع کنید تا بهترین عملکرد خود را به تیم خود ارائه دهید.
• یک قدم دور شوید: مدیر بودن به خصوص برای یک گروه از راه دور می تواند بسیار دردسرساز باشد. مطمئن شوید که مراقبت از خود را به درستی انجام می‌دهید و در صورت نیاز کنار می‌روید تا مطمئن شوید که در زمانی که تیم شما به شما نیاز دارد در بهترین حالت خود هستید.
• موارد غیرقابل اصلاح را اصلاح نکنید: زمانی را به این فکر کنید که آیا ریشه ناامیدی یک مشکل قابل رفع است یا واقعیت غیرقابل حرکت کار از راه دور. سعی کنید اجازه دهید دومی باشد و تیم خود را تشویق کنید که همین کار را انجام دهد. زمان و انرژی ذهنی شما بهتر است برای حل آنچه می توانید و کمک به تیم خود در انجام بهترین کارشان صرف شود.

از راه دور کار کنید و موفق باشید

مزایای حرفه ای و شخصی بسیار واقعی وجود دارد که با کار از راه دور باز می شود. مزایایی را که می توانید با کار از راه دور پیدا کنید شناسایی کنید و به اعضای تیم خود کمک کنید تا همین کار را انجام دهند. چه در کار از راه دور تازه کار باشید و چه مدتی در آن کار کرده باشید، می دانید هرکسی به طور متفاوتی به آن پاسخ خواهد داد.

ایجاد یک محل کار مولد که پاسخگوی نیازهای مختلف فردی باشد، مستلزم ایجاد تعادل است. هشت نکته ای که در بالا فهرست کرده ایم به شما کمک می کند تا به طور موثر یک تیم راه دور را مدیریت کنید تا خروجی های عملکرد را حفظ کنید و در عین حال از تمام مزایای کار از راه دور بهره مند شوید.