دبیرخانه الکترونیک چیست؟
به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت الکترونیک انجام می دهد، دبیرخانه الکترونیک می گویند.
با توجه به افزایش روز افزون مکاتبات اداری، سازمان ها لزوم استفاده از یک نرم افزار را برای ایجاد دبیرخانه های الکترونیک احساس کردند. می توان گفت دبیرخانه قلب واحد های اداری هر سازمانی می باشد. سازمان ها همیشه دغدغه ایجاد یک سیستم جامع دبیرخانه را داشته اند. تنها راه حل موجود خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.
در دبیرخانه الکترونیک کنترل، عملیات و مدیریت امور دبیرخانه به صورت الکترونیک انجام می شود. بدیهی است که میزان خطای انسانی کاهش یابد و رضایت شغلی افزایش یابد.
دبیرخانه سنتی چیست؟
به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت سنتی و دستی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی می گویند.
در سیستم دبیرخانه سنتی کنترل و مدیریت عملیات توسط نیروی انسانی و سنتی انجام می شود. در سیستم سنتی به جای استفاده از نرم افزار دبیرخانه از دفتر اندیکاتور استفاده می شود. یعنی نامه های وارده و صادره به محض ورود تحویل مسئول دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور ثبت می گردید.
بدیهی است که در سیستم سنتی به علت استفاده از دفتر اندیکاتور و نیروی انسانی، میزان خطا افزایش می یابد و پیدا کردن نامه ها کار دشواری بود.
مقایسه دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه سنتی
- ثبت نامه ها
- جستجو نامه ها
- بایگانی نامه ها
- دسترسی به نامه ها
- توزیع نامه ها
ثبت نامه ها:
در سیستم سنتی عملیات ثبت نامه های وارده یا صادره در دفتر اندیکاتور صورت میگرفت. در دفتر اندیکاتور امکان ثبت محدود مشخصات نامه وجود داشت. یعنی فقط شماره نامه، تاریخ، نوع نامه، فرستنده و گینده ثبت می شد.
در سیستم الکترونیک عملیات ثبت نامه های اداری به صورت الکترونیک در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یا اتوماسیون اداری انجام می شود. امکان ثبت جزئیات بیشتری از هر نامه وجود دارد. نوع نامه، فرستنده و گیرنده، شماره اندیکاتور، شماره نامه، تاریخ نامه، نحوه دریافت نامه، تعیین محرمانگی نامه و… ثبت می شود.
همچنین در دبیرخانه الکترونیک امکان نگهداری تصویر نامه اسکن شده و سایر پیوست های آن نیز وجود دارد.
جستجوی نامه ها:
عملیات جستجو و گزارشگیری نامه در سیستم دبیرخانه سنتی به سختی امکان پذیر است. زمان زیادی صرف بازیابی نامه می شود و گاها هم ممکن است عملیات جستجو به نتیجه نرسد.
عملیات جستجو در نرم افزار دبیرخانه الکترونیک به صورت الکترونیکی انجام می شود و در مدت زمان کوتاهی این کار انجام می شود. یعنی با یک یا دو کلیک ساده شما می توانید به مشخصات، تصاویر و فایل های نامه برسید. می توانید مشخصات و تصاویر را چاپ بگیرید یا کپی کنید.
بایگانی نامه:
بایگانی نامه در دبیرخانه سنتی در قفسه و زونکن های فیزیکی انجام می شد. اصل نامه ها بر اساس پارامترهای مختلف در زونکن های مختلف قرار میگرفت و بایگانی می شد.
بایگانی نامه در سیستم الکترونیک در قفسه و زونکن های الکترونیک انجام می شود. که به کاربران آن اجازه میدهد به صورت درختی زونکن های بایگانی خود را تعریف کنند. همچنین می توانند انواع روش های بایگانی را برای دسته بندی نامه ها استفاده کنند.
سطح دسترسی:
در دبیرخانه سنتی امکان تعیین سطح دسترسی به مکاتبات اداری غیر ممکن می باشد. یعنی امکان گم شدن و از بین رفتن نامه ها وجود دارد.
اما در دبیرخانه الکترونیک مسئول دبیرخانه می تواند برای نامه سطح دسترسی تعیین نماید. کاربرانی که صلاحیت دیدن نامه ها را نداشته باشند سطح دسترسی آنها محدود شده و نم توانند نامه را مشاهده یا ویرایش کنند.
توزیع نامه ها:
عملیات توزیع نامه ها در سازمان در دبیرخانه سنتی به صورت دستی و توسط نیرو انسانی انجام می شود. از زمان ورود یک نامه به سازمان تا زمانی که به دست مدیریت می رسد ممکن است ساعت ها یا چند روز زمان ببرد تا جواب نامه آماده شود.
در دبیرخانه الکترونیک به لطف نرم افزار اتوماسیون اداری عملیات توزیع نامه ها به صورت الکترونیک انجام می شود. اگر مدیر یا کارشناس هم خارج سازمان باشند می توانند از طریق کارتابل الکترونیک خود نامه ها را در بستر اینترنت دریافت نمیاند. از زمان ورود نامه تا آماده شدن جواب آن چند کلیک ساده زمان می برد.
مزایای دبیرخانه الکترونیک:
راه اندازی دبیرخانه الکترونیک در سازمان مزایایی دارد:
- افزایش سرعت انجام کارها
- در دسترس بودن نامه ها و مکاتبات اداری
- جستجوی سریع نامه
- بایگانی و دسته بندی منظم تر و بهتر
- ثبت فعالیت انجام شده توسط کاربران در نرم افزار دبیرخانه
- افزایش امنیت طلاعات
- تهیه نسخه پشتیبان
- نگهداری پیوست ها و تصاویر نامه
- نگهداری عطف و پیرو نامه ها
- شماره گذاری اتوماتیک نامه ها
- مدیریت نامه های چند شرکت در یک نرم افزار دبیرخانه
- و…
